Tarkvara vahetamisel tuleb kirja panna täpne soov ja hinnakalkulatsioon 

Rahvusvaheline logistikaettevõte Transpoint International (EST) AS kasutas viimased kümmekond aastat Dynamics NAV 3.6 tarkvara, millele oli peale ehitatud palju erilahendusi. Aastatega vananes aga süsteem nii moraalselt kui füüsiliselt ning tuli teha tähtis otsus: kas turgutada veel mõnda aega senist programmi või valida uus? Lahendusest räägib ettevõtte finantsjuht Anu Pommer.    

„Kuna kuulume rahvusvahelisse kontserni, siis võtab meil igasuguste investeeringuteks vajalike lubade ja vahendite taotlemine aega ning seab jäigemad piirid. Lisaks sellele, et kogu kontsern jälgib väga rangelt riikide seadusandlust ja maksupoliitikat, viiakse meil iga aasta koos audiitoritega läbi põhjalikud siseauditid ning tarkvara peab kõiki neid nüansse toetama,“ kirjeldab Anu Pommer. Ta lisab, et umbes kolm aastat tagasi jõuti siiski järeldusele, et kui tarkvarasüsteemides muudatusi ette ei võeta, jäädakse selgelt ajale jalgu.
Kuna Microsoft kui tarkvara tootja enam vanale versioonile tootjapoolset tuge ei pakkunud, oleks Transpoint International (EST) AS pidanud hakkama iga pisemagi arenduse ja lahenduse eest tunnitasu alusel suurt hinda maksma. Samas muutuvad peaaegu igal aastal maksuseadused ja -nõuded ning seega tõdeti, et sadade klientide arveid päevast päeva käsitsi sisestada või parandada pole majanduslikult kasulik ning pidev arendustöö vanal platvormil pole samuti enam mõistlik.

„Nii hakkasime emaettevõtte juhtkonnale rääkima, et peame midagi ette võtma. Alguses arvati, et kuna just oli kontsernis plaanis üle minna SAP-programmile, siis on kohustuslik see ka Eesti ettevõttele. Sooviti, et kõik kontserni liikmed hakkaksid kasutama üht programmi, mis teeks omavahelise suhtluse kiiremaks ja arusaadavamaks,“ meenutab Pommer. Kuna aga SAP-i juurutamine läks emaettevõttes loodetust kallimaks ja töömahukamaks, otsustati anda välisettevõtetele tarkvara valikul vabad käed.

2013. aasta märtsis oli Transpoint International (EST) AS-il otsus tehtud – valituks osutus BCS Itera pakutav NAV 2013. „Märtsis alustasime läbirääkimisi, allkirjastamine võttis kaks kuud aega. Aga aeg lendas ja me ei tahtnud ka ülejala uuele programmile üle minna, seega leppisime kokku, et lükkame uue NAV-i live’i mineku 1. jaanuarilt 2014 hoopis edasi 1. aprillile,“ räägib Pommer. Tema sõnutsi oli tegelikult kaalukausil ka teisi majandustarkvarasid, aga kuna BCS Iteraga oli ettevõtet sidunud aastatepikkune hea koostöö ning neil olid ka vajalikud teadmised, siis leiti, et head partnerit pole mõtet välja vahetada.

Iga tarkvara juurde võiks käia baasjuhend

Transpointi juhtkond pidas tarkvara valikul kõige olulisemaks täpselt välja mõelda, mida tahetakse programmi abil saavutada, milliseid funktsioone see peab täitma ning ka seda, kui palju on ettevõte nõus tarkvara ja selle erilahenduste eest raha välja käima.

„Sisuliselt oli meie sooviks, et uue programmi abil saaks teha kõike seda mida varem ja muidugi veel rohkemgi. Mõnda asja ei saanud täpselt üks-ühele üle tuua ning need uuendused tegid projekti kallimaks. Samuti tuli kõik senised funktsioonid üle vaadata, mis võttis omajagu aega. Samas arvan, et palju keerulisem oleks olnud kõike seda nullist välja mõelda, sest paljud seadistused saime siiski kopeerida vanast programmist,“ selgitab Pommer. „Aega kulus meil kõigil palju, sest testimine on ääretult mahukas töö. Ja isegi siis, kui tundub, et kõik testversioonis toimib, et pruugi see reaalselt live’i üle minnes ikka 100% töötada.“
Vahel ei pruugi partnerid aru saada üksteise soovidest ja äriloogikast ning võib tekkida möödarääkimisi. Pommeri arvates on parim võimalus selle vältimiseks panustada projekti aega ning võtta tõsiselt nii kohtumisi teise poolega kui ka nende koostatud kümneid ja sadu lehekülgi pikki disainprojekte ja lepinguid. Isegi kui on tehtud suulised kokkulepped, kuid need on jäänud disainidokumentidesse kirja panemata, tasub need enne allkirjastamist lisada.

Üldiselt läks uuele tarkvarale üleminek Pommeri hinnangul ladusalt ning ta kiitis partnereid, kes olid selleks puhuks aega ja inimressursse varunud. „Nädalaga saime kõik jooksvad asjad toimima, mis oli ka väga vajalik, sest meie firmas peavad eelmise kuu arveldused olema alati lõppenud viiendaks tööpäevaks. Muidugi viime praegugi pisemaid muudatusi-arendusi jooksvalt sisse. Vahepeal on tehtud mitmeid seadusemuudatusi ja tehakse veel, mistõttu ei ole võimalik kõike kohe ja lõplikult valmis teha. Õnneks on BCS Itera partner, kes mõtleb alati kaasa ja peab tähtaegadest kinni.“

IT kiire areng tingib vajaduse majandustarkvara iga viie-kuue aasta tagant üle vaadata

Jaanuarist 2015 lülitus uude NAV-i programmi ka ettevõtte Leedu esindus. „Nende puhul tundus mõistlik teha juurutamine koos euro tulekuga. Õnneks on meie Leedu osakond pisem ning seega on neil ka liidestamisi ja arendusi vähem,“ räägib Pommer. Teda pani isiklikult küll üks asi negatiivselt imestama: nimelt pole NAV 2013-ga kaasas baasjuhendit, kust töötajad saaksid emakeeles juhiseid. „Kusagil internetis ripub küll ingliskeelne, aga see pole see. Samas oli koolituse maht väga piiratud ja me ei jõudnud kõiki programmi puudutavaid osi läbi käia. Samas küsitakse edaspidi lisakoolituse või ka lihtsalt info küsimise eest lisatasu.“

Väga mugavad on Pommeri sõnul automaatsed pangaliidestused, mis hoiavad kokku palju aega, samuti muidugi võimalus ehitada ise täpselt selliseid aruandeid, nagu endal, emafirmal või audiitoritel vaja on. Lisaarendusena on tellitud operatiivprogrammile krediidikontrolli osa, mille kaudu laetakse tagasi iga kliendi laekumisi ja mis lukustab võlgu oleva kliendi, nii et temaga ei saa rohkem tehinguid teha. Samuti toimub operatiivprogrammist NAV-i müügi- ja ostuarveid importides maksude kontroll. Uudsetest lahendusest on Pommer väga rahul ka otsingumootoriga, mis võimaldab otsingusõna abil programmi erinevaid osi kiirelt üles leida.

Praegu kasutab Transpoint International (EST) AS-is igapäevaselt NAV-i tarkvara viis inimest ning ligipääs on võimaldatud veel neljale. Kõik kasutajad tunduvad finantsjuhi sõnul olevat uue programmi ja selle võimalustega harjunud.

„Võin kinnitada, et kuigi saime uue tarkvara alles eelmisel aastal, on see juba ennast tõestanud ning ka meie ülemused on sellest aru saanud. Esiteks saame nüüd hakkama kahe raamatupidajaga vähem kui seni, teiseks on meie töö mugavam ja kiirem,“ ütleb Pommer. Ta lisab, et kümme aastat on ühe programmiga töötamiseks liiga pikk aeg: kuna IT areneb nii kiiresti, oleks normaalne aeg uuele tarkvarale üle minna umbes iga viie-kuue aasta tagant.

***
Transpoint International (EST) AS

Transpoint International (EST) AS on rahvusvaheline logistikaettevõte, mis kuulub Soome suurimasse logistikakontserni VR Transpoint. VR Transpoint on osa Soome riigile kuuluvast kontsernist VR Group.
Transpoint International (EST) AS pakub koostöös Euroopa partneritega regulaarseid tükikauba, osa- ja täiskoormate vedusid Euroopas. Ettevõtte teenuste hulka kuuluvad ka mitmed lisaväärtusega logistikateenused, terminali-, ladustamis- ja tollimaaklerteenused.