Tarkvara selgitab juhile ettevõtte tulemusi
Autor: Kreet Stubender, BCS Itera PR- ja turundusjuht Reserved, Cropptown ja House jaekontseptsioonide maaletooja OÜ LPP Retail
Estonia juhatuse esimees Hendrik Ilja Pass peab jaekaubanduses edu aluseks infotehnoloogilist tuge, mis aitab juhil mõista ettevõtte tulemuste kujunemist.
Kuidas muutus kaubandusettevõtte juhi roll majanduskriisi ajal ja selle järel, võrreldes kriisieelse õitsenguperioodiga?
Ettevõtte juhi (ka kaubandusettevõtte) ülesanne ongi peamiselt reageerida tekkinud muutustele turul, samuti võime mõista võimalikke trende lähitulevikus. Õitsenguperioodil tuli meenutada tuntud rahvatarkust: „Liiga ilus, et olla tõsi“. Minu jaoks oli juba 2007 aasta alguses selge, et kriisi on vaja, sest väga keeruline oli leida töötajaid, kes ka tööd viitsisid teha. Loomulikult ei oodanud ma nii sügavat kriisi. Jaekaubandust tabas käibe langus 50-60%. Ilmselt näitasid need langusprotsendid seda õhku mida valdavalt krediidiasutused õhulossidesse juurde pumpasid ja millel ei olnud mingit seost reaalse tootlikkusega. Juhina oli minu roll nendes tingimustes selgitada töötajatele, et muusika on vaikinud ning pidu on läbi. Tulud kahanevad väga kiiresti ja kui kulude vähendamine sellega ei kaasne, oleme sisuliselt pankrotis. Tuli vähendada töötajate arvu, loobuda mõnedest teenustest ning need ise ära teha, vähendada palkasid, rääkida madalamaks üüride ja muude teenuste hindu jne. Vaatamata ebapopulaarsetele otsustele ning tänu töötajate mõistmisele olukorra tõsidusest, saime suhteliselt kiiresti kulud alla ja muudatuste protsessid ei olnud väga valulised.
Millist tuge vajab kaubandusettevõtte tippjuht infotehnoloogialt?
Kulude kärpimise kõrval on tähtis moment olemasoleva ressursi efektiivsem kasutamine. Juht peab korra aja maha võtma ja kasvõi joonistama-kirjutama lahti kõik protsessid, mis ettevõttes toimivad ning hindama nende efektiivsust. Tänapäeva jaekaubandusettevõte vajab toimivat infotehnoloogilist tuge või programmi, mis on võimeline registreerima kõik kauba ja rahavood ja teostab analüüse, võrdlusi, simulatsioone. Kaubandusettevõtte juht peab mõistma, miks tänased protsessid toodavad just sellist tulemust nagu nad täna on. Ma tahan loota, et koos jaekaupmeestega on ka neile suunatud programmide arendajad jõudmas arusaamisele, et senisele valdavalt kauba või lao liikumise kirjete registreerimisele (mis on ka väga olulised) tuleb lisaks teisi võimalusi juurde luua. Mõned tarkvara firmad on seda teed hakanud minema. Kuid mõned üritavad jätkata konservatiivset rada, kus arendusjupp tehakse siis, kui klient seda soovib ja selle ka kinni maksab. See suhtumine on tegelikult ajast ja arust. Minu arvamus on, et iga valdkonna tootearendaja peab ise oma toodet paremaks ja efektiivsemaks muutma. Selle eest makstakse ka lepingujärgset hooldus/kasutamise tasu. Klient võib anda ainult vihjeid, mis suunas tarkvara võiks areneda. Ma arvan, et lähitulevikus ei ole jaeettevõtted nõus maksma igakuist hooldustasu lihtsalt programmi kasutamise eest. Selle tasu eest oodatakse ka pidevat arendustegevust. Konkurents tiheneb ja otsused muutuvad kiiremaks, seega vajame kiireid ja usaldusväärseid tööriistu otsuste langetamisel. Programmidesse peaks olema võimalik lisada täiendavaid muutujaid (eelarved, külastatavus, valuuta, keel), et näha paari hiireklõpsuga, kuidas tegelikult läheb, kuidas tulemus väljendub kumulatiivselt eelarvega või missugune on kaupluse külastaja ostuvõime või –eelistus. Täna tehakse seda analüüsi valdavalt Excelis, kuid see võiks olla kättesaadav kasutusel olevast programmist.
Millist rolli omab majandustarkvara kaubandusettevõtte väärtusahelas?
Minu ettekujutuses peaks tarkvara sobituma jaekaubandusettevõtte väärtusahelaga, mitte vastupidi, et on tarkvara ning kaupmees sobitagu oma tegevus selle järgi. Enne kui tarkvara tootjad/arendajad hakkavad oma stardipaketti müüma, võiksid nad kliendiga mõned korrad kohtuda ja välja uurida, missugused on selle ettevõtte väärtusahela lülid, missuguseid protsesse ettevõte kontrollib ja mis on ettevõtte igapäevategevused. Nende tegevuste kirjeldamisel ja lõpptulemuse (arvude, protsentide või graafikute) põhjal peaks tarkvara tootja/arendaja kokku monteerima lahenduse, mis katab kõik kliendi vajadused ning ülejäänud ballast jääb välja. Samuti võiks ka väärtusahelast üleliigse ballasti välja visata ning keskenduda ainult põhitegevusele. Väärtusahela protsesside lahtikirjutamine ja koos sellega ka tarkvara kohandamine olid tegevused, mida tuli kriisi ajal teha ning sellega saavutada konkurentsieelis efektiivsuse tõstmise abil. Paljudes tarkvarades on äärmiselt palju võimalusi, mis on ka üksikutel juhtudel vajalikud, kuid tegelikult neid ei kasutata. Toon võrdluse mobiiltelefonidega, kus selle valimisel põhjendatakse kõrgemat hinda sadade erinevate võimalustega või jõudlusega. Tegelikult kasutab inimene nendest ainult 5-6 põhifunktsiooni ja ülejäänud võimalused lihtsalt kulgevad kaasa. See ei ole efektiivne. Milleks osta vidinat, mida ei kavatseta kunagi kasutada – siin on mõtlemise koht. Ma ise kasutan majandustarkvaras valdavalt 3-4 välja kujunenud aruannet, kuigi võimalusi on enam. Võib-olla on mõistlik arendada ka „säästu tarkvarasid“ alustavale või väiksemale jaekaubandusettevõttele, mille hind on näiteks 500 – 1000 €. Firma arenedes teatakse tunduvalt paremini, mida on juurde vaja ning vajalik programmijupp ostetakse hiljem juurde (laadib selle alla, kui on demoga põhjalikult tutvunud). Ressurss on piiratud ja seda on vaja mõistlikult kasutada.
Milline on teie investeerimispoliitika?
Meie ettevõte kuulub suuremasse kontserni. Seetõttu ei ole meie investeerimise otsused tarkvaralahenduse osas päris autonoomsed. Eesti tütarettevõte kasutab kohalikku tarkvara tootja lahendust, mis on suudetud ühildada emaettevõtte tarkvaraga. Selle tulemusena toimub meie väärtusahela toodangu ja logistika planeerimine vastavalt nõudlusele emaettevõtte. Tütarettevõte kontrollib kogu väärtusahela kahte viimast lüli Eesti turul, milleks on müük ja turundustegevus. Kui ma täna peaksin alustama uuesti ning tarkvara valimisel saan olla autonoomne, siis ma kindlasti eelistaksin tarkvara, mida saan ise kokku panna. Mul on välja kujunenud muutujad, mis on jaekaubanduses olulised ja nende analüüs ütleb, kui terve ettevõte on. Teine oluline asi tarkvara valikul on kasutatava keele valimine ja teiste valuutade kasutamise lihtsus – täna oleme Euroopa Liidu turul ning siin on oluline oma konkurentsivõimet tõsta. Kui ma soovin hankijale või partnerile saata mingit aruannet või graafikut, siis oleks ju tore, kui enne aruande koostamist valid oma partnerile sobiva keele või valuuta. Ainuüksi eesti ja inglise keele variantidega kaugele ei jõua. Keele valik võiks tarkvaras olla valitav sama lihtsalt nagu see on mobiiltelefonides. Keeltega seoses võiksid tarkvarad ka täita tõlke funktsiooni. Näiteks nõutakse enamus turgudel kohaliku keele kasutamist ja sellega kaasneb toote tõlkimine, mida täna tehakse Excelis. Kui emaettevõte saadab laiali oma riigi või ka inglise keelseid andmebaase kaubasaadetiste kohta, siis enne andmebaaside sisestamist kohaliku turu lao- või kassasüsteemi, peab need tootenimetused muutuma kohaliku turu keeles arusaadavaks. Vastasel korral ei saa klient tšeki pealt aru, mida ta ostis. Samuti võiksid tarkvara arendajad mõelda e-poe mooduli olemasolule (võimalus juurde soetada), mis on juba ühildatud kasutatava tarkvaraga. Tulevikus kolib 15-20% jaekaubandusest internetti ja oleks ju loogiline, et kui turul on nõudlust, siis ei pea hakkama sobivat e-poe tarkvara otsima, seda ühildama jne. Suhteliselt kulukas protsess.
RETAIL ESTONIA Esindatavad kaubamärgid: Reserved, Cropp, House, Mohito
3 EDUTEGURIT JAEKAUBANDUSES
• Kulude kärpimine vastavuses tuludega.
• Olemasoleva ressursi efektiivne kasutamine.
• Väärtusahelast üleliigse ballasti väljaviskamine ja keskendumine põhitegevusele