Majandustarkvara juurutamisel on ettevõtte juhi olulisim üles­-anne leida oma meeskonnast õiged inimesed õigetesse rolli­desse. Keda ja kuhu paigutada?

Majandustarkvara juurutamine on alati seotud muudatustega ettevõtte põhitegevustes ja inimeste igapäevastes harjumustes. Majandustarkvara projektilt oodatakse ettevõtte jaoks oluliste ja kriitiliste eesmärkide täitmist. Parima tulemuse saavutamiseks on vaja luua meeskond, kus iga liige täidab kindla vastutuse ja ülesannetega rolli ning teeb õigel ajal töö käigus õiged otsused.

Projektiorganisatsioon koosneb järgmistest rühmadest:

• juhtrühm — kliendi ja täitja allkirjaõiguslikud esindajad,
• projekti juhtimise rühm — kliendi ja täitja projektijuhid,
• funktsionaalsusmeeskond — kliendi ja täitja meeskonnaliikmed.

Kliendi rollid

Juhtrühma liige — allkirjaõiguslik kliendi esindaja, juhatuse liige, kes veab ka projekti oma majas. Kõige paremini õnnestuvad projektid, kui selle rolli on oma südameasjaks võtnud juht, kelle tähtsaimaks ülesandeks on muudatuste planeerimine ja juhtimine.

Projektijuht — ülesannete edastaja kliendi projektiliikmetele, juhtrühma ees vastutav isik, kes tagab meeskonna kaa­satöötamise eesmärkide saavutami­seks. Parimaks projektijuhiks on ta­va­liselt ini­-mene, kelle igapäevane töö sisal­dab protsesside väljatöötamist ja arendamist. Sageli ei sobi sellesse rolli IT-juhid ja finantsjuhid — projekt võib ebaõnnestu­da, kuna esimesed vaatavad asja liiga IT-keskselt ja teised liiga arvestusekeskselt.

Protsessi omanik — tal on õigus otsusta­da, millised protsessid on tema valdkon­nas vajalikud majandustarkvaras, olu­lisim ülesanne on analüüsi ja disaini tegemine. Kõige sagedamini on selles rollis valdkondade juhid, aga ka väga krii­tiliste funktsioonidega spetsialistid.

Peakasutaja — vastava funktsionaalsuse tugiisik ettevõttes, kellel on parem ja üle­vaatlikum teadmine kindla tarkvara­mooduli seadistamise, kasutamise ja tarkvaraga lahendatud protsesside koh­ta; abistab ja õpetab kasutajaid, kuid ei otsusta juhtimistasandil protsesside üles-ehituse üle. Eriti oluliseks saab see roll tarkvara igapäevase kasutuse faasis, ettevalmistus selleks algab projekti käigus.

Kasutaja — teeb oma igapäevast tööd tarkvara abil.

Andmete ettevalmistaja — oluline roll projekti arendus- ja seadistusetapis.

Testija — oluline roll tarkvaras lahendatud protsesside kontrollimisel enne igapäevase töö alustamist.

Süsteemiadministraator — vastutab süsteemi tehniline toe eest kliendi juures.

Täitja rollid

Projekti juhtrühma liige — allkirja­õiguslik täitja esindaja, juhatuse liige.

Projektijuht — projektiga seotud tegevuste juhtija, juhtrühma ees vastutav isik. Täitja projektijuht vastutab kogu projekti üldplaneerimise ja töö metoo­dilise teostamise eest. Juhendab kliendi projektijuhti kliendi meeskonna üles­annete planeerimisel.

Peakonsultant — vastutab selle eest, et protsessi omanikega kokku lepitud lahendus vastaks kliendi äriprotsesside vajadustele ja võimaldaks seeläbi kliendil tõrgeteta oma igapäevatööd teha. Vastutab kogu lahenduse tervik­likkuse eest.

Funktsionaalsuse konsultant — vastutab oma valdkonna raames selle eest, et protsessi omanikuga kokku lepitud lahendus vastaks kliendi äriprotsessi vajadustele ja võimaldaks kliendil teha tõrgeteta igapäevatööd.

Peaarendaja — vastutab programmee­rimistööde arhitektuuri ja hindamise eest.

Testija — konsultant, kes testib arendus­töö toimivust vastavalt funktsionaalsele kirjeldusele disainidokumendis.

Koolitaja — konsultant, kes õpetab tarkvara ja kliendipõhist lahendust kliendi meeskonna liikmetele.

Paljusid rolle saavad täita samad meeskonnaliikmed ja need muutuvad vastavalt käsilolevatele töödele. Väga oluline on meeskonna moodustamisel vaadata, et töömaht, mida ühele tegijale planeeritak­se, oleks reaalselt teostatav.

Vastutus ja ülesanded

Juhtrühma vastutus ja otsused — regulaarsed juhtrühma koosolekud, mille käigus tehakse kokkuvõte projekti staatusest ning võetakse vastu tähtsamad otsused. Nende hulka kuuluvad:

• ajaplaani kinnitamine järgmiseks perioodiks,
• eelarve kasutamise ja kulude aruande kinnitamine,
• üleandmis-vastuvõtuaktide allkirjastamine,
• otsused projekti edasiste tegevuste koh­­ta muudatuste ja probleemide korral, mis mõjutavad ajagraafikut ja eel­arvet (ehk lepingu tingimusi).

Ilma juhtrühma kinnituseta ei ole projekti­juhtidel õigust alustada järgmise etapi töödega.

Projektijuhtide vastutus ja ülesanded — töövormiks on regulaarsed kohtumised plaanide koostamiseks, staatuse hinda­miseks ja probleemide lahendamiseks. Projektijuhtide peamine vastutus on mees­konna juhtimine ja otsuste tegemine lähtuvalt ajaraamist ja ressurssidest, aja­raa­mi ja eelarvet muutvad otsused on juhtrühma pädevus.

• Juurutusprojekti üldjuht on täitja projektijuht, kes koostab täitja metoodika järgi projektiplaani, mille täitja ja klien­di projektijuht kooskõlastavad.
• Projektijuhid koostavad detailsed projektiplaanid igaks etapiks ja planee­rivad selle järgi tähtajad.
• Projektijuhid jälgivad eelarvet, koos­tavad kuluaruanded ning kinnitavad need enne juhtrühmale esitamist.
• Projektijuhid koostavad etapi lõpeta­miseks vajalikud dokumendid ja val­mistavad ette etappide lõpetamise ning juhtrühma koosolekud.
• Projektijuhid kinnitavad funktsionaalsusmeeskonna otsused.

Peakonsultandi ja protsessi omanike otsu­sed ja vastutus — peakonsultant vastutab selle eest, et protsessi omanikega koos väljatöötatud lahendus kataks kliendi äriprotsessi kokkulepitud ulatuses ja võimaldaks kliendil teha tõrgeteta igapäevatööd. Protsessi omanike kohustuseks on teha ette­võttesiseselt vajalikud otsused protsessi muudatuste kohta ning tagada, et need viiak­se ellu ja et koos täitjaga loodud lahendust oleks võimalik igapäevatöös rakendada.

Funktsionaalsusmeeskonna vastutus ja üles­anded — vastutab selle eest, et ülesanded oleks õiges kvaliteedis ja tähtajaks täidetud. Ülesanded sõltuvad projekti etappidest.