BCS Itera palga- ja personaliarvestuslahenduse PALK tööajagraafikute täienenud funktsionaalsusest saavad kõige enam kasu kaubandus- ja tootmisettevõtted.

„Tööajagraafikute koostamine toimub kaubandus- ja tootmissektorites tüüpiliselt Excelis, kuid selle piiratud funktsionaalsus muudab koostamise väga aeganõudvaks, palju on topelttööd ning esineb inimlikke arvutus- ja planeerimisvigu,” ütles BCS Itera PALK-lahenduse arendaja Kalle Tamm. „Töödejuhatajale või vahetusvanematele on töögraafikute planeerimine, jälgimine ja parandamine tõsine peavalu ning töötajate palgaandmed võivad ka ülemuste pingutusele vaatamata olla ebatäpsed.”

BCS Itera lahenduses toimub graafikute planeerimine, jälgimine ja parandamine ühes keskkonnas. Graafikud on kõigile asjaga seotud ametikohtadele koheselt kättesaadavad. Mistahes täiendused on reaalajas näha kõigile programmi kasutajatele ja ei sõltu sellest, kas üks või teine vahetusvanem on täiendatud Exceli faili üles laadinud või mitte.

Programmis seadistatakse reeglid (normtunnid, õhtu- ja öötundide jm algus) ja luuakse tööajagraafikud. Programmist on võimalik edastada väljatrükina teatud perioodi tööajagraafik nii kogu kollektiivile kui igale üksikule töötajale. Tööajagraafikusse registreeritakse ka tööde alustamise ja lõpetamise aeg ning kuvatakse sisestatud puudumised (puhkus, koolitus, lähetus, vaba aeg jne). Graafiku kinnitamisel salvestatakse registreeritud töötunnid palgakontodele. Lahendus sisaldab ka graafikute ning planeeritud ja tegelike töötundide arhiveerimist. Arhiveerimine tagab andmete säilimise, ühtlasi saab arhiveeritud graafikut aluseks võtta uue koostamisel.

Tööajagraafiku funktsionaalsus võimaldab planeerijale ülevaadet nii töötaja kui töötajategrupi kogu tööaja ja vahetuste lõikes. Vahetuse vanem saab ühe klikiga vaadata ekraanil tööajagraafikut töötundide, vahetuste, vabade päevade või puudumistena. Programm tõstab automaatselt esile konfliktsed olukorrad, kus näiteks vahetus pole veel täis, vaba päeva soovinud isik on ekslikult tööle määratud vms.

Palgaarvestusel on oluline, mis tüüpi töötunde on inimesel kogunenud. Kalendrisse märgitud riiklikud pühad ja eelseadistatavad vahetusetüübid viivad vead töötunni tüübi sisestamisel miinimumi. Töötundide tüübi sisestamisel ei saa teha vigu, sest programm võimaldab töötundide automaatset jaotamist päevasteks, õhtusteks, öisteks ja ületundideks, puhke- ja lõunapausiks, riiklikeks pühadeks ning nädalavahetustel töötatud töötundideks. Vahetuse vanem saab programmi genereeritud jaotusi küll vajadusel korrigeerida, kuid vigade võimalus on mitu korda väiksem, sest arvutuslikes küsimustes tarkvara eksida ei saa.

Tööjõuga seonduvad kulud moodustavad üldjuhul lõviosa ettevõtte kulubaasist. Omahinna arvestusel jms on oluline ettevõtte suutlikkus tööjõukulusid detailselt analüüsida. BCS Itera palga- ja personalilahenduse tööajagraafikusse andmeid sisestades tulevad iga töötajaga kaasa tema töötajakaardile märgitud dimensioonid — see võimaldab tööjõukulusid jälgida vahetuste, osakondade, ametikohtade jm lõikes. Kasutajal on võimalik ka ise dimensioone määrata (nt konkreetsete projektide lõikes).

Kaupluste puhul rõhutab Tamm tööajamallide funktsionaalsust, kus ülemus fikseerib tööajagraafiku mustri kuni neljanädalase tsüklina. Näiteks saab planeerida töötaja esimesel päeval hommikusse vahetusse, teisel päevasesse, neljandal-viiendal päeval vabaks, kuuendal-seitsmendal õhtusesse vahetusse ning kaheksandal-üheksandal päeval jälle vabaks. Selline funktsionaalsus võimaldab tööaja planeerimist gruppides väga kiiresti. Piisab vaid iga töötaja tsükli algusaja ühepäevasest nihutamisest ja tööajagraafik valmib mistahes perioodiks automaatselt vaid paari näpu liigutusega.