Eesti ettevõtted on infotehnoloogiliselt üsna heal tasemel. Majandus-surutisest tingituna on viimaste aastate jooksul küll IT uuenduste tempo pidurdunud, aga kuna muu maailm liigub edasi, on ka Eestis oodata peatset uuendustelainet.

Arvutiparkide uuendamine on viimasel ajal Eestis aeglustunud. Kui varem vahetati aastas välja ligi kolmandik arvutipargist, siis praegu neljandik. Oma rolli on siin mänginud keerulised majandusolud. Paljude ettevõtete arvutipargid on vananenud — viis aastat vanad arvutid ei sobi enam tänapäevaste võimalustega tarkvara ja teenuste kasutami­seks. Kuna pilvetehnoloogia vajab vähem investeeringuid ja seda on lihtne kasutusele võtta, suureneb ilmselt ettevõtete motivatsioon uue põlvkonna lahendustele üle minna.

Peamiseks pilvetehnoloogia eeliseks on hind — see võimaldab kasutada lahendusi, mille juurutamiseks napib tavaliselt pakilisemate vajaduste tõttu raha. Eriti oluline on see väikestele ja keskmistele ettevõtetele, kellel pole ressurssi majasiseste IT süsteemide ülesseadmiseks. Samas annab pilv kokkuhoidu ka suurettevõtetele — paljudes organisatsioonides kasutatakse olemasolevat serverparki vaid 5–10% ulatuses, mis on ilmselge raiskamine.

Pilve puhul makstakse ainult selle eest, mida tegelikult tarbitakse, ja puudub vajadus ressurssi varuks valmis osta. Mitmed uuringud on näidanud, et IT kulutusi saab pilvetehnoloogiale üle minnes kokku hoida 20–30%.

USAs kasutab pilveteenuseid juba 40% ettevõtetest (kirjade saatmiseks, dokumentide haldamiseks ja koosolekute pidamiseks). Märgiks liikumisest uute lahenduste poole on ka mobiilse internetituru plahvatuslik kasv — eelmisel aastal kasvas mobiilse andmeside maht maailmas ligi kolm korda, moodustades 5% kogu maailma internetitarbimisest. Pilv on eriti sobiv just mobiilseks tööks.

Ettevõtetel ja riigiasutustel on võimekus pilve üle kolida juba olemas, sest see ei nõua eraldi infrastruktuuri paigaldamist. Majandusministeerium kaardistabki pilvetehnoloogia kasutamise hetkeseisu ja lähikuudel peaks selguma, millised on senised edusammud Eestis.

SaaS on tuntud ka pilvetehnoloogia kont­septsioonina. Tarkvaralahendust on võimalik kasutada interneti­põhise teenusena ehk maakeeli: tarkvara kasutatakse ilma, et seda oleks installeeritud kohalikesse arvutitesse. Toimub tarkvara rentimine ja ainuke programmidega tööks vajalik eeldus on interneti olemasolu.

SaaS annab võimaluse vabaneda tegevus­test, mis ei kuulu ettevõtte põhitöö (tarkvaralitsentside soetamine ja oma­mine, serverite ostmine, hooldamine, utiliseeri­mine) hulka. SaaSi puhul saab kasutada just vajalikke programme ja seda saavad teha nii paljud inimesed, nagu konkreetsel ajahetkel on äriliselt oluline. Kasutajate arvu on võimalik igakuiselt muuta.

SaaSi korral on tarkvaralahenduste kasutuselevõtt ning tööshoidmine, uuenduste installeerimine, jõudluse jälgimine jne majast välja antud. IT-tiim saab rohkem kes­-kenduda koostööle eri osakondadega ning mõista, milliseid tehnoloogiaid vaja­takse äriliste ees­märkide elluviimiseks.

• SaaS sobib ettevõtetele, kus puudub küllaldane IT-tiim, kes lahendusi iga­päevaselt arendaksid ja hooldaksid.
• SaaS sobib ettevõtetele, kes soovivad esi­-algsed IT investeeringud hoida nii mada­lal kui võimalik ja kes on valmis töötama rohkem standardlahendus­tega.
• SaaS sobib sesoonse äriga tegeleva­tele ette­võ­tetele, kes teatud perioodil aktiiv­set äritegevust ei teosta.

VÕRDLUS

SaaS vs litsentside väljaost

• NAV SaaSi kasutajalitsents sisaldab rohkem kui 80 000 euro eest lisamooduleid, mida väljaostu puhul tuleb eraldi juurde soetada. Näiteks kliendihalduslahendus (CRM), laohaldus ja ka tootmislahendus.
• Jääb ära iga-aastane ühekordne NAVi tarkvarakindlustuse tasumine — see sisaldub juba rendihinnas.
• Töötajad saavad tööga tegeleda ka siis, kui nad ei ole kontoris, piisab vaid interneti olemasolust.
• Uus töökoht hetkega — uue töötaja tulekul või arvuti­vahetuse puhul on võimalik näiteks NAVile ligi pääseda hetkega, kõik toimub interneti kaudu.

TASUB TEADA

Mis kasu annab SaaS

SaaSi lahenduse puhul puudub ettevõttel vajadus investeerida kohe tarkvaralitsentsidesse ja serverlahendustesse.

Keskmiselt kestab üks majandustarkvara juurutamine 6–12 kuud ning traditsioonilise lahenduse puhul tuleb selle aja jooksul soetada kõik litsentsid. Kui litsentside väärtus on näiteks 50% projekti eelarvest, siis 100 000-eurose projekti puhul tuleb ettevõttel investeerida litsentsidesse 50 000 eurot. SaaSi korral see vajadus puudub.

Loe ka Microsoft Eesti juhi Rain Laane kommentaari

Tegelikult on kõik need väited õiged. Kuid seekord peatume põhjalikumalt müügijuhtimise osal. Kogemustele tuginedes võin väita, et enamikes Eesti ettevõtetes pole seda äritegevuse osa tarkvara baasil veel lahendatud — see tundub liiga keeruline või on müügimeeskond vastu.

Üldlevinud on olukord, et firmas on müügi­meeskond, mille liikmed tegelevad kõik oma klientidega. Neile tehakse telefonikõnesid, pakkumisi, visiite jms. Kui tundub, et müügimahtu võiks veelgi kasvatada, siis palgatakse inimesi juurde, sest senine müügimeeskond väidab, et ei suuda rohkemate klientidega tegeleda.

Kas see on ainus võimalus? Korrastatud, standardiseeritud ning analüüsitud müügiprotsess annab võimaluse keskenduda suurema tulususega müükidele, teha lisamüüke ning kasvatada seeläbi firma tulu.

Müügiprojekt koosneb mitmest etapist (klientide leidmisest kuni lepingu sõlmi­miseni). Igas etapis on kokku lepitud iga toote või teenuse müügi sammud, mis tuleb kindla ajaga läbi käia — selle järgi tegutseb ka kogu meeskond. See välistab võimaluse, et igaüks läheneb kliendile omamoodi ning kaob ülevaade kogu müügiprotsessist.

Võtame automüüja näite (illustreerivad näited on toodud Microsoft Dynamics NAV2009 tarkvara baasil). Me saame luua tegevuste jada olenevalt müügi iseloo­must. Sõiduauto müük firmale: õige kontaktisiku tuvastamine • esimese kontakti loomine • kliendikülastus • külastuse memo • koostööettepaneku (pakkumise) tegemine • proovisõidu korraldamine • tagasiside küsimine • lepingu sõlmimine.

Sellist müügitsüklit on võimalik kirjeldada ka tarkvaras:

Kui iga etapi puhul määrata ka selle lõpuleviimise tase (ehk kui kaugel kogu protsessi lõikes ollakse), siis on suure hulga müükide korral võimalik hinnata, millised projektid on algusjärgus ja millised lõppjärgus.

Kui sellist tunnust küljes pole, siis on analüütiku jaoks kõik müügid jõudnud sama kaugele ning pole võimalik analüüsida, kui paljud neist võiks näiteks järg­mi­sel kuul tehinguni jõuda ja kui paljudega tuleb veel tööd teha.

Järgmine näidisaruanne toob selgelt välja, et ettevõttes on käimas 10 müügiprojekti, mille käigus müüakse ettevõttele autot, kuid ainult üks nendest on jõudnud seisu (lepingu sõlmimine), kus võib lähiajal oodata müügi realiseerumist ja reaalse tulu tekkimist. Seega peab müügijuht analüüsima, miks on müügid nii algusjärgus, ja mõtlema, kas peaks müügimehi julgemalt motiveerima esimeste etappide lõpus.

Võib minna veel detailsemaks ja iga etapp omakorda alamtegevustega siduda (näiteks lepingu sõlmimise etapp sisaldab lepingu ettevalmistamist, saatmist kliendile, tema ettepanekute analüüsi jne), kuid see sõltub juba iga ettevõtte vajadustest.

Kui müügiprojekt on lahti löödud detailseteks tegevusteks, siis tuleb igale tegevusele lisada ka aeg, mis kulub selle teostamiseks, et tekiks ka ajaline mõõde.

Automüügi näites tähendab etappide, tegevuste ja aegade kirjeldamine seda, et kui müügimehele tuleb vihje võimalikust sõiduauto müügist, siis käivitab ta vastava iseloomuga müügietappide kogumi: identifitseerib õige kontaktisiku, kellega sel teemal rääkida, ja teeb seejärel ettepaneku kohtumiseks. Kui ta jõuab näiteks lepingu sõlmimise etappi, siis annab süsteem talle tegevuste nimekirja (need saab sünkroniseerida ka Outlooki task’ideks), mis peab kindla aja jooksul ära tegema.

Toodud näite põhjal peab ta kahe päeva (lühend 2P) jooksul ette valmistama lepingu draft’id, kolme päevaga need maja sees kooskõlastama jne. Kokkuvõttes peaks 11 päevaga olema lepingute sõlmimise etapp lõpule viidud.

Sellisel viisil kõiki müügiprojekte süstee­mis kirjeldades saab ülevaate kogu ettevõtte võimalikest müükidest, nende lõpptähtaegadest ja potentsiaalselt teenitavast tulust.

Järgmine analüüs näitab nädalate kaupa müügimeeste lõikes nende lõppevate projektide mahtu. Ehk kui ideaaljuhul kõik müügid lepinguni jõuavad, siis on tulevased rahavood müügist nende numbrite summa. Selleks, et seda ülevaadet adekvaatsemaks teha, on võimalik lasta süsteemil need summad lõpuleviimise või tõenäosuse protsendiga läbi  korrutada.

Selle analüüsi põhjal on müügijuhil võimalik suunata müügimehi tegelema kasumlikumate klientidega (tabelis üle kesk­mise, nt 45 000, potentsiaalse tuluga müügid) või aktiivsemalt kliente leidma (tabelis 0-tuluga, n-ö tühjad lahtrid, nädalad).

Kui müük on lõppenud, edukalt või mitte, siis on ka väga oluline analüüsida, miks nii läks, et neid kogemusi järgnevates müükides kasutada. Selleks tuleb müügiprojekti lõppedes sellele külge panna tunnus ning siis on juba lihtne näiteks müügimeeste lõikes mingis ajaperioodis analüüsida, kui palju on kaotatud ja võidetud projekte ning mis põhjusel läks just nii, nagu läks.

Ehk kui on näha, et oleme AS Automile hinnas kaotanud, siis enne järgmise pakkumise tegemist, kui me oleme taas kord vastamisi sama konkurendiga, saame vana müügiprojekti lahti võtta ja vaadata, millised olid meie hinnad ja katted, et siis selle järgi uus pakkumise hind kujundada.

Ühelt poolt on see igapäevase müügiga tegelevale inimesele info talletamise koht ning teiselt poolt müügi juhtimise ja analüüsiga tegelevale inimesele ideaalne vahend saada kiiret ülevaadet.

TASUB TEADA

Mida annab müügiprotsesside jälgimine tarkvaralahenduses?

• Müügijuhil on igal ajahetkel ülevaade, millised müügiprojektid on käimas ja kes nendega tegeleb.

• Müügimeestel on teada tegevused, mida nad iga müügi puhul peavad tegema, ning kuna kogu ettevõte kasutab sama süsteemi, siis on lihtne üksteist vajadusel asendada ja teeninduskvaliteet tõuseb.

• Müügiprojekte saab analüüsida etappide lõikes ehk on olemas pidev  ülevaade sellest, millal müügiprojekt peab lõppema ning milline on sellega kaasnev hinnanguline käive/kasum.

• Lihtne on suunata müügijõud tegelema kasumlike projektidega ja jagada ressursse vastavalt vajadusele.

Areneval ettevõttel ei saa majandustarkvara olla staatiline, vaid peab igapäevaste protsessidega kaasas käima, muutudes ja täiustudes koos nendega. Tugi ja hooldus ei ole ainult kasutamise abi ja vigade parandamine, vaid pigem jätkuprojektid, millega täiendatakse tarkvara, juurutatakse uusi võimalusi ja optimeeritakse lahendusi.

Hilisemat panust tarkvara ülalpidamiseks ja arendamiseks tuleb planeerida juba juurutusprotsessiga alustades. Selgeks tuleb teada, millised on kulud toele; kes, kas ja kuidas tuge pakub; kes vastutab lahenduse eest maja sees; kes tellib töid ja korraldab suhtlust partneriga.

KASUTAJATUGI

Igapäevane tugi sisaldab peamiselt lõpp- kasutajate küsimusi funktsionaalsuste kasutamise kohta, aga ka sellest tulenevate vigade parandamist või juhendamist ning lisakoolitusi.

Partnerid pakuvad tuge eri viisil, telefoniabist kuni tööni kliendi kontoris. Kõige kiirem tugi on kaugtööna, kus probleem saabub e-kirja, helpdesk’i või telefoni teel konsultandile, kes avab terminalis kliendi lahenduse, vaatab kasutajaga sama pilti ning aitab muret tekitanud kohast edasi liikuda.

Igapäevase toe puhul on väga suur roll peakasutajal, kes on esmaseks filtriks lõppkasutajate ja partneri vahel. Enamiku igapäevatöös tekkivatest küsimustest saab lahendada tegelikult partneri poole pöördumata. Kui oma jõud üle ei käi, on peakasutaja see, kes soovid ja küsimused kokku koondab, kriitilisemad ja olulisemad teemad välja filtreerib ning need partnerile edastab. Ettevõtetes, kus peakasutajat ei ole, täidavad seda rolli reeglina iga valdkonna võtmekasutajad ehk inimesed, kes vastutavad äriprotsessi eest (sageli nt osa- konnajuhatajad).

Mitme vastutaja puhul on aga oht, et arendussoovides ei osata arvestada teiste valdkondade protsessidega, millega igapäevaselt kokku ei puututa. Kui tellijaid on mitu, tellitakse kattuvaid või üksteisega vastuolus olevaid arendusi või küsitakse samu küsimusi, millele tegelikult maja sees keegi juba vastust teab. Sama kehtib ka partneri puhul. On partnereid, kelle juures klient liigub pärast juurutusprotsessi nn hooldustiimi, kus temaga tegelevad hooldusetapis olevate klientide eest vastutavad konsultandid. Teised partnerid jätkavad ka pärast juurutust sama juurutajatiimiga. Mõlemal lähenemisel on omad head ja vead. Esimesel juhul on vast suuremaks plussiks see, et ei sõltuta ühest konsultan- dist ning lihtsamatele küsimustele saab vastuse kahtlemata kiiremini. Teisalt on aga kindla tiimi suureks eeliseks lahenduse ja kliendi põhjalik tundmine ning seetõttu ka toe parem kvaliteet ja kiirus.

OPTIMEERIMINE

Kui kasutajatuge vajavad ettevõtted kohe pärast lahenduse käivitamist, siis täienduste ning optimeerimistega tasub veidi oodata. Reeglina on esimene suurem muudatuste periood keskmiselt kuus kuud pärast üleminekut, kui igapäevatöö käigus tekkinud kitsaskohad on selgunud ja on tekkinud mõtteid, kuidas tegevusi veelgi efektiivsemaks muuta. Tagasiside põhjal toimub tarkvara optimeerimine. See ei tähenda ainult riistvara ja tarkvara koos- toimimise ning jõudluse parendamist, vaid sageli pigem protsesside optimaalsemaks muutmist tarkvaras. Liialt ei maksa selle tegevusega kiirustada, sest vahetult pärast üleminekut kipuvad optimeerimissoovid olema seotud pigem vana tarkvara kasutamise harjumusega.

Kui protsesside parendamise tagasiside saadakse enamasti kasutajatelt, siis jõudluse jälgimiseks ja tõstmiseks on tarkvara tootjatel reeglina välja töötatud spetsiaalsed vahendid, mida peakasutajad ise või partneri abiga lahenduse korrastamiseks kasutada saavad. Optimeerimine ei ole ühekordne tegevus, vaid jätkub pidevalt kogu tarkvara kasutusaja vältel.

LISAARENDUSED

Kasutajatoe ja optimeerimistegevuste kõrval on toe ja hooldusperioodi kolmandaks suuremaks osaks tarkvara edasiarendused ja uute võimaluste juurutamine. Üheks täienduste käivitajaks, mis kattub osaliselt ka optimeerimisega, on kasutamiskogemus ja sellest tulenevad arendusmõtted. Teisalt ajendab tarkvara kohandama äriprotsesside muutumine. Kolmanda osa jätkuprojektidest moodustab esialgsest juurutusest välja jäänud lisamoodulite ja funktsionaalsuste kasutuselevõtt.

Lisaprojektide elluviimine sarnaneb suuresti algse juurutusprotsessiga, enamasti küll väiksemas mahus. Etapid aga on samad, algselt disain ja lahenduse väljatöötamine, seejärel vajalikud arendustööd, testimine, koolitused ning uue lahenduse rakendamine igapäevatöösse. Kõige lõpuks lülitatakse ka uue lahenduse tükike toetatavasse terviklahendusse. Kindla metoodika järgimine ka väiksemates projektides tagab nende elluviimise.

SOOVITUS

Planeeri toele kuluv eelarve ja toega tegelevad inimesed varakult.

Ka toeperioodil peab lahendusel olema kindel vastutaja.

Tuge saab anda mitmel viisil, vali endale sobivaim.

Kindlad hoolduspäevad muudavad tööde planeerimise selgemaks ning 
teostamise efektiivsemaks.

Lase vahetult pärast go live ́i tekkivatel muudatussoovidel settida.

Järgi juurutusmetoodikat ka väikeste projektide puhul.

Loe lisaks:

• Tarkvaraarenduse projekti esimesed sammud tehakse analüüsi- ja disainietapis.
Seal lepitakse kokku, millised muudatused tehakse tark- varas, kuidas hakatakse tark- vara kasutama ning millised andmed tuuakse üle olemas- olevatest lahendustest. Analüüsi- ja disainietapist loe ajakirjast Äri-IT, kevad 2010 või www.itera.ee/tarkvaraarenduse -esimesed-sammud- otsustavad-lopptulemuse.

• Kriitilise tähtsusega etapid tarkvaraarenduses on arendus, seadistamine ja võtmekasutajate koolitus ning andmeülekanded. Arenduses toimub disaini käigus kokkulepitud muudatuste sisseviimine standardtarkva- rasse. Seadistusetapis raken- datakse tehtud lahendused töösse ja hinnatakse nende valmisolekut kasutusele võt- miseks. Andmeülekandeetapis imporditakse või sisestatakse tarkvarasse käsitsi püsi- andmed. Neist etappidest loe ajakirjast Äri-IT, sügis 2010 või www.itera.ee/tarkvaraarendus- vajab-konrolli-uute-ideede-ule.

• Tarkvaraprojekti eduka go-live’i eelduseks on testi- mine. Selle tähtust ei ole juurutusetapis võimalik üle- hinnata, kuid paraku hakatak- se just testimise arvelt kokku hoidma, kui ajakavaga tekib probleeme. Testmisetapi olu- lisusest loe Äri-IT, kevad 2011.

• Testimisele järgneb käivita- misetapp. Milliseid ette- valmistusi teha käivitamis- etapis, et käivituspäev kulgeks ettevõttele valutult, loe ajakirjast Äri-IT, kevad 2011.

Majandustarkvara juurutamine on alati seotud muudatustega ettevõtte põhitegevustes ja inimeste igapäevastes harjumustes. Majandustarkvara projektilt oodatakse ettevõtte jaoks oluliste ja kriitiliste eesmärkide täitmist. Parima tulemuse saavutamiseks on vaja luua meeskond, kus iga liige täidab kindla vastutuse ja ülesannetega rolli ning teeb õigel ajal töö käigus õiged otsused.

Projektiorganisatsioon koosneb järgmistest rühmadest:

• juhtrühm — kliendi ja täitja allkirjaõiguslikud esindajad,
• projekti juhtimise rühm — kliendi ja täitja projektijuhid,
• funktsionaalsusmeeskond — kliendi ja täitja meeskonnaliikmed.

Kliendi rollid

Juhtrühma liige — allkirjaõiguslik kliendi esindaja, juhatuse liige, kes veab ka projekti oma majas. Kõige paremini õnnestuvad projektid, kui selle rolli on oma südameasjaks võtnud juht, kelle tähtsaimaks ülesandeks on muudatuste planeerimine ja juhtimine.

Projektijuht — ülesannete edastaja kliendi projektiliikmetele, juhtrühma ees vastutav isik, kes tagab meeskonna kaa­satöötamise eesmärkide saavutami­seks. Parimaks projektijuhiks on ta­va­liselt ini­-mene, kelle igapäevane töö sisal­dab protsesside väljatöötamist ja arendamist. Sageli ei sobi sellesse rolli IT-juhid ja finantsjuhid — projekt võib ebaõnnestu­da, kuna esimesed vaatavad asja liiga IT-keskselt ja teised liiga arvestusekeskselt.

Protsessi omanik — tal on õigus otsusta­da, millised protsessid on tema valdkon­nas vajalikud majandustarkvaras, olu­lisim ülesanne on analüüsi ja disaini tegemine. Kõige sagedamini on selles rollis valdkondade juhid, aga ka väga krii­tiliste funktsioonidega spetsialistid.

Peakasutaja — vastava funktsionaalsuse tugiisik ettevõttes, kellel on parem ja üle­vaatlikum teadmine kindla tarkvara­mooduli seadistamise, kasutamise ja tarkvaraga lahendatud protsesside koh­ta; abistab ja õpetab kasutajaid, kuid ei otsusta juhtimistasandil protsesside üles-ehituse üle. Eriti oluliseks saab see roll tarkvara igapäevase kasutuse faasis, ettevalmistus selleks algab projekti käigus.

Kasutaja — teeb oma igapäevast tööd tarkvara abil.

Andmete ettevalmistaja — oluline roll projekti arendus- ja seadistusetapis.

Testija — oluline roll tarkvaras lahendatud protsesside kontrollimisel enne igapäevase töö alustamist.

Süsteemiadministraator — vastutab süsteemi tehniline toe eest kliendi juures.

Täitja rollid

Projekti juhtrühma liige — allkirja­õiguslik täitja esindaja, juhatuse liige.

Projektijuht — projektiga seotud tegevuste juhtija, juhtrühma ees vastutav isik. Täitja projektijuht vastutab kogu projekti üldplaneerimise ja töö metoo­dilise teostamise eest. Juhendab kliendi projektijuhti kliendi meeskonna üles­annete planeerimisel.

Peakonsultant — vastutab selle eest, et protsessi omanikega kokku lepitud lahendus vastaks kliendi äriprotsesside vajadustele ja võimaldaks seeläbi kliendil tõrgeteta oma igapäevatööd teha. Vastutab kogu lahenduse tervik­likkuse eest.

Funktsionaalsuse konsultant — vastutab oma valdkonna raames selle eest, et protsessi omanikuga kokku lepitud lahendus vastaks kliendi äriprotsessi vajadustele ja võimaldaks kliendil teha tõrgeteta igapäevatööd.

Peaarendaja — vastutab programmee­rimistööde arhitektuuri ja hindamise eest.

Testija — konsultant, kes testib arendus­töö toimivust vastavalt funktsionaalsele kirjeldusele disainidokumendis.

Koolitaja — konsultant, kes õpetab tarkvara ja kliendipõhist lahendust kliendi meeskonna liikmetele.

Paljusid rolle saavad täita samad meeskonnaliikmed ja need muutuvad vastavalt käsilolevatele töödele. Väga oluline on meeskonna moodustamisel vaadata, et töömaht, mida ühele tegijale planeeritak­se, oleks reaalselt teostatav.

Vastutus ja ülesanded

Juhtrühma vastutus ja otsused — regulaarsed juhtrühma koosolekud, mille käigus tehakse kokkuvõte projekti staatusest ning võetakse vastu tähtsamad otsused. Nende hulka kuuluvad:

• ajaplaani kinnitamine järgmiseks perioodiks,
• eelarve kasutamise ja kulude aruande kinnitamine,
• üleandmis-vastuvõtuaktide allkirjastamine,
• otsused projekti edasiste tegevuste koh­­ta muudatuste ja probleemide korral, mis mõjutavad ajagraafikut ja eel­arvet (ehk lepingu tingimusi).

Ilma juhtrühma kinnituseta ei ole projekti­juhtidel õigust alustada järgmise etapi töödega.

Projektijuhtide vastutus ja ülesanded — töövormiks on regulaarsed kohtumised plaanide koostamiseks, staatuse hinda­miseks ja probleemide lahendamiseks. Projektijuhtide peamine vastutus on mees­konna juhtimine ja otsuste tegemine lähtuvalt ajaraamist ja ressurssidest, aja­raa­mi ja eelarvet muutvad otsused on juhtrühma pädevus.

• Juurutusprojekti üldjuht on täitja projektijuht, kes koostab täitja metoodika järgi projektiplaani, mille täitja ja klien­di projektijuht kooskõlastavad.
• Projektijuhid koostavad detailsed projektiplaanid igaks etapiks ja planee­rivad selle järgi tähtajad.
• Projektijuhid jälgivad eelarvet, koos­tavad kuluaruanded ning kinnitavad need enne juhtrühmale esitamist.
• Projektijuhid koostavad etapi lõpeta­miseks vajalikud dokumendid ja val­mistavad ette etappide lõpetamise ning juhtrühma koosolekud.
• Projektijuhid kinnitavad funktsionaalsusmeeskonna otsused.

Peakonsultandi ja protsessi omanike otsu­sed ja vastutus — peakonsultant vastutab selle eest, et protsessi omanikega koos väljatöötatud lahendus kataks kliendi äriprotsessi kokkulepitud ulatuses ja võimaldaks kliendil teha tõrgeteta igapäevatööd. Protsessi omanike kohustuseks on teha ette­võttesiseselt vajalikud otsused protsessi muudatuste kohta ning tagada, et need viiak­se ellu ja et koos täitjaga loodud lahendust oleks võimalik igapäevatöös rakendada.

Funktsionaalsusmeeskonna vastutus ja üles­anded — vastutab selle eest, et ülesanded oleks õiges kvaliteedis ja tähtajaks täidetud. Ülesanded sõltuvad projekti etappidest.

Renditeenust kasutades pääseb ettevõte ühekordsest suurest litsentsimaksust.

Rendimudeli valik BCS Itera PALK lahenduse litsentside soetamiseks on loogiline samm firmadele, kes eelistavad raha­voogude juhtimises kasutada lühema perioodiga makseid. Samuti on rendimudel abiks neile, kes alles soetavad endale NAVi palga- ja personalilahendust, kuna esmakordsed litsentsimaksed on jooksvast renditasust palju kõrgemad.

Alates 7. versioonist on Microsoft usaldanud majandustarkvara Dynamics NAV kohandamise kohalike turgude jaoks oma partneritele. BCS Itera eesmärk on tuua lokaliseeritud Dynamics NAV 7.0 turule samaaegselt rahvusvahelise versiooniga.

Lokaliseerimine on rahvusvahelise tarkvara kohandamine nii, et see vastaks paremini kohalike ettevõtete vajadustele ning täidaks seadusega nõutud tingimusi. Kui varem tegeles kohandamisega Microsoft ise, siis alates sellest versioonist on see töö usaldatud mõnedes riikides täielikult partnerile. Eestis on BCS Itera võtnud eesmärgiks tuua lokaliseeritud Dynamics NAV 7.0 turule samal ajal kui rahvusvaheline versioon, mis tuleb eeldatavalt 2012. aasta esimeses kvartalis. Microsoft sertifitseerib kohaliku versiooni paketi ja see on kohe kättesaadav kõigile partneritele ja klientidele, kellel on kehtiv tarkvarakindlustus.

Lokaliseerimise üleandmisega kohalikele partneritele soovitakse parandada kohandamise kvaliteeti. Kohalikke olusid, keelt, seadus­-andlust ning ettevõtluskeskkonda tunneb kõige paremini kohalik partner. Samuti muutub sellega kogu protsess operatiivsemaks. Kui seni pidi kohaliku versiooni turuletulekut ootama aasta või enamgi pärast rahvusvahelise versiooni ilmumist, siis nüüd luba­takse kohalikud versioonid teha kättesaadavaks vähemalt kuue kuu jooksul.

Tarkvara lokaliseerimine:

•           tarkvara tõlkimine kohalikku keelde,

•           abiinfo (help fail´ide) tõlkimine,

•           kohaliku näidisettevõtte ehk näidisandmete loomine,

•           kohalikest seadustest tulenevate funktsionaalsuste lisamine,

•           kohalikul turul levinud ja enim nõutud funktsionaalsuste lisamine.

Äri-IT varasemad numbrid saad alla laadida järgmistelt linkidelt:

Äri-IT nr 4 – kevad 2011

Äri-IT nr 3 – sügis 2010

Äri-IT nr 2 - kevad 2010

Äri-IT nr 1 – sügis 2009

BCS Itera  ja juhtimisajakirja Director meeskonna poolt välja antava Eesti ainsa majandustarkvara ajakirja viiendas numbris tutvustame, kuidas on  majandustarkvara  lahendused aidanud tuntud Eesti ettevõtetel oma äritegevust paremini ja tõhusamalt korraldada.

Baltimaade suurim lihatootja Rakvere Lihakombinaat meenutab, kuidas kaotati “mustad augud” tootmises. Aastaid tagasi pidas ettevõte tootmisarvestust Excelis ning keegi ei teadnud, mis juhtus pärast laost väljakirjutamist tooraine kuluga. Erilahendusega NaviMeat jagati tootmisprotsess osadeks ning nüüd on tekkivate kulude kohta olemas täpne ülevaade.

Turva- ja pangatehnika iseteenindusautomaatide ja nendepõhiste lahenduste müügi, paigalduse, hoolduse ning rendiga Baltikumis, Ukrainas ja Valgevenes tegelev Hansab Group tõdeb, kuidas majandustarkvarast juhitud hooldusteenus aitas raskest ajast üle. Hansabi täishooldusteenus on üles ehitatud Microsoft Dynamics NAVi majandustarkvara Service-moodulile. Hooldusteenuste tulu tõusis Hansabil ka majanduslanguse aastatel, kui kõikide ülejäänud äritegevuste käive tegi kiiret vähikäiku.

Piimandusühistu E-Piim analüüsib, kuidas uue palga- ja personalilahenduse kasutusele võtmine tähendas neile seda, et varasema nelja raamatupidaja töö teeb nüüd ära üks.

Kohvi- ja kohvimasinate müügi ning rendiga tegelev Infomelton kogeb, kuidas ärianalüütika kasutamine aitas välja selgitada, kus on tegelikult ettevõtte peamine äri.

Veel räägime e-tarneahela kasvavast rollist äritegevuse korraldamisel, kuidas laotegevuste õigest mõõtmisest sõltub ettevõtte maine ning kuidas ja keda valida majandustarkvara projektide meeskonda. Selles numbris viime loogilise lõpuni ka läbi 5 ajakirjanumbri ilmunud  majandustarkvara juurutusmetodoloogia tutvustuse. Seekord keskendume toe ja hooldusprotsessi etapile ja selle olulisusele pikemas perspektiivis. Ajakirjas tuleb veel fookusena välja viimase aja suurimaid trende – tarkvara kasutamine teenusena elik pilvetehnoloogia võimalused. Eraldi käsitlemist leiavad veel müügiprotsessi juhtimine tarkvara abiga ning palgalahenduse rollist terves majandustarkvaras elik kuidas ressursijuhtimisest või müügist või tootmisest saadavat sisendit paindlikult palgaarvestuses kasutada.

Sügis 2011 Äri-IT  number ilmub jätkuvalt sisukana 32-leheküljelisena. Põnevat lugemist leiavad ettevõtte tegev-, finants-, personali-, tootmis-, arendus-  ja IT-juhi kõrval kõik IKT ja majandustarkvara huvilised.

Ülevaade sügisnumbri artiklitest

RETSEPT ÄRIPROTSESSIDE KORRASTAMISEKS
BCS Itera juhatuse liige Erko Tamuri annab retsepti, kuidas viia ettevõttes läbi majandustarkvara uuendamine.

TARKVARATEENUSTE PAKKUMINE LIIGUB PILVEDESSE
Uudiste leheküljed teavitavad uuest trendist – majandustarkvara kasutamisest veebiteenusena ehk ERP lahenduste liitumisest pilvetehnoloogiaga. Lisaks info uutest võimalustest Microsoft Dynamics NAVi ja jaekaubanduse-, palga- ja personali- ning metalli- ja mööblitööstuse lahendustes.

MAJANDUSTARKVARAST  JUHITUD HOOLDUSTEENUS AITAS RASKEST AJAST ÜLE
Hansabi täishooldusteenus on üles ehitatud Microsoft Dynamics NAVi majandustarkvara Service-moodulile. Hooldusteenuste tulu tõusis Hansabil ka majanduslanguse aastatel, kui kõikide ülejäänud äritegevuste käive tegi kiiret vähikäiku.

E-TARNEAHELAS VIIB KOOSTÖÖ KASUMINI
E-tarneahelas võimaldab partneritega kiiresti vahetatav info võita kasumit tänu väiksematele laovarudele ja õigeaegsetele tarnetele, mis hoiavad ära olukorra, kus kaup poelettidel otsa saab. 

ANALÜÜTIKA TOOB TARGAD OTSUSED
Kohvi- ja kohvimasinate müügi ning rendiga tegelev Infomelton kogeb, kuidas ärianalüütika kasutamine aitas välja selgitada, kus on tegelikult ettevõtte peamine äri.

LAOTEGEVUSTE ÕIGEST MÕÕTMISEST SÕLTUB ETTEVÕTTE MAINE
Kauba õigeaegne jõudmine kliendini sõltub tarneahela toimimisest. Mõõdikuid selle toimimise hindamiseks võib leiutada sadu, aga kuidas nende hulgast võtmemõõdikuid valida ?

BALTIMAADE SUURIM LIHATOOTJA KAOTAS MUSTAD AUGUD TOOTMISES
Aastaid tagasi pidas ettevõte tootmisarvestust Excelis ning keegi ei teadnud, mis juhtus pärast laost väljakirjutamist tooraine kuluga. Erilahendusega NaviMeat jagati tootmisprotsess osadeks ning nüüd on tekkivate kulude kohta olemas täpne ülevaade.

MAJANDUSTARKVARA EI SAA KUNAGI VALMIS
Majandustarkvara arendustöid peab jätkama ka pärast aktiivse juurutusperioodi lõppu, et tagada tarkvara areng koos ettevõtte igapäevaste protsesside muudatustega. 

KEDA VALIDA MAJANDUSTARKVARA PROJEKTI MEESKONDA ?
Keda valida ja millised ülesanded talle anda ? Spikker ettevõtte juhile majandustarkvara projekti meeskonna koostamiseks.

TARKVARAINVESTEERING MUUTUB ODAVAMAKS
Tarkvaralahendusi saab kasutada internetipõhiste teenustena, mis annab ettevõttele võimaluse kokku hoida tarkvarainvesteeringutelt.

LISATULU TÕUSEB MÜÜGITEGEVUSTE ANALÜÜSIST
Korrastatud ja analüüsitud müügitegevused annavad võimaluse keskenduda suurema tulususega müükidele, teha lisamüüke ning kasvatada seeläbi firma tulu.

PALGAARVESTUS MUUTUS NAVIS LIHTSAMAKS
BCS Itera palga- ja personalilahendus ühendas majandustarkvaras töötaja tööpanuse arvestuse ja selle põhjal tehtava palgaarvestuse.

NELJAST RAAMATUPIDAJAST ÜKS
E-Piim võttis kasutusele Microsoft Dynamics NAVi  palga- ja personalilahenduse ning nelja raamatupidaja tööst jäi järele vaid üks.

Lugupeetud seminari huviline

Alljärgnevalt leiad viited seminari toetavatele materjalidele, mida on Sul võimalik vabas valikus allalaadida.

1. Majandustarkvara investeeringuid iseloomustavad artiklid viimasel 2 aastal Äri-IT ajakirjas:

a. Majandustarkvaraga võidad suurima konkurentsieelise

b. Investeeringud majandustarkvarasse – mõõdetavad valikud

c. Valitse majandustarkvara juurutamise riske

d. Majandustarkvaralahendused konkurentsivõime vankri ette

e. Piits ja präänik muudatuste elluviimiseks

2. Majandustarkvara lahendusi juurutanud ettevõtete lood

a. Logistika Pluss – lisaväärtusteenuseid pakkuv logistikaettevõte

b. Premia Tallinna Külmhoone – Eesti vanim jäätisetootja ja külmutatud toidukaupade müük

c. Lincona Põrandakeskus - põrandakatete jae- ja projektimüük

d. Ramirent - seadmete ja tööriistade rentimine

e. Eesti Pandipakend - üleriigiline pakendite ja pakendijäätmete kogumise ning taaskasutamise korraldamine

f. Tridens – kaubandusettevõte (Jägermeister, Metaxa, Red Bull jt)

g. Arco Vara – kinnisvaraettevõte

h. Klick Eesti - digikaupade jaemüügikett

i. Liviko – Eesti rahvuslik alkoholitootja

Head lugemist

BCS Itera pere

„BCS Itera: kuluhankija või koostööpartner? Kuidas mõõta majandustarkvara tasuvust?“

Hommikukohv 2011 sarja üheteistkümnes  seminar  „BCS Itera: kuluhankija või koostööpartner? Kuidas mõõta majandustarkvara tasuvust?“  on väärtuslikuks teejuhiks ettevõtetele, kes planeerivad pika-ajalisi investeeringuid majandustarkvaralahenduste uuendamistesse ja/või täiendamistesse.

Majandustarkvara projektide  käivitamine ja seoses sellega ka oma ettevõttes muudatuste elluviimine on tegevjuhtkonnale äärmiselt missioonikriitilised väljakutsed konkurentsis püsimiseks.

Meie 17. aastane kogetud kogemus näitab, et  levinumad „pudelikaelad“ majandustarkvara investeeringute alustamisel on:

 Kõigest sellest, kuidas neid probleeme ennetada ja kuidas ettevõtted saaksid julgemalt ning põhjendatumalt panustada tarkade töökohtade loomisesse, mida majandustarkvara lahendused pakuvad– sellest seminaril lühidalt ka juttu tuleb.

01.juuni   „BCS Itera: kuluhankija või koostööpartner? Kuidas mõõta majandustarkvara tasuvust?“

9.00 – 9.15 Kogunemine ja hommikukohv
9.15 – 10.45 Sissejuhatus majandustarkvara lahenduste tasuvuste analüüsi
- Majandustarkvara  investeeringute tasuvuse mõõtmine
- Investeeringutega kaasnevad kaudsed ja otsesed tulud
(tuluefektide struktuur, kaudsete ja otseste tulude kirjeldus)
- Millega arvestada investeeringute mõõtmisel ? (sh abivahendid)
- Näiteid majandustarkvara kasutajate kogemustest

Seminar on mõeldud tegev-, arendus-, finants- ja IT-juhtidele ning majandustarkvara  peakasutajatele. Seminari viivad läbi BCS Itera konsultandid ja projektijuhid.

Seminar toimub Ülemiste City konverentsikeskuses ZAPP (Lõõtsa 6).

OSALEMISEKS: palun registreeri end meie kodulehel www.itera.ee hiljemalt 30.maiks.