BCS Itera ja eArvekeskuse koostööna on valminud lahendused arvete väljastamise ja kinnitamise optimeerimiseks. Microsoft Dynamics NAV kasutajad saavad nüüdsest liigutada äridokumente ettevõtete vahel ja ettevõtte sees automaatselt.

Tüüpiliselt saadetakse iga kuu lõpus suur kogus arveid posti teel laiali. See tähendab kulu nii paberile, ümbrikutele, markidele kui ka inimesele, kes seda tööd teeb. Arvete saatmine majandustarkvarast võimaldab saata:
· arve otse NAV-st Eesti Posti väljatrükkimiseks ning kohaletoimetamiseks
· e-arveid teistele e-arvete vastuvõtjatele
· e-arveid internetipanka

eArvekeskuse lahendus muudab arveldamise paberivabaks. Tekkiv e-arve on raamatupidamisdokument, mida on võimalik saata, vastu võtta ning säilitada elektroonselt. E-arveks ei ole õige lugeda lihtsalt PDF faili, sest arve saaja peab tegema lisatööd edastatud info kasutamiseks (pangas ülekande teostamiseks, majandustarkvarasse sisestamiseks). Eeldusel, et ettevõtte kliendid on liitunud e-arvete vastuvõtmise võimalusega, saab läbi eArvekeskuse saata e-arveid otse klientide majandustarkvaradesse.

Ühtlasi võimaldab eArvekeskus suunata paberarvetega tegelemine majast välja: ettevõtte ei pea arveid ise välja printima, ühekaupa ümbrikusse sisestama, margiga varustama ning postkasti toimetama. eArvekeskus e kaudu on võimalik saata arved otse NAV-st Eesti Posti, kes vastutab nii arvete väljatrüki kui kohaletoimetamise eest. Arved jõuavad adressaadini hiljemalt ülejärgmisel tööpäeval kohale.

Arvete elektroonne kinnitamine

Saabunud ostuarvete kinnitusteekond võib paberkujul võtta ettevõtte sees nädalaid ning kulutada kuus kümneid tunde finantsosakonna ja kulujuhtide väärtuslikku aega.
Paberivaba arvete ringlus tagab, et…
· arved jõuavad õigel aja raamatupidamisse
· arved ei lähe ettevõtte sees kaduma ning tekib selge ülevaade arvete kinnitamise staatusest
· lähetuses või kontorist eemal viibivate töötajate lauad ei ole enam arvete kinnitamisel pudelikaelaks
· kulujuhid ei pea arvete kinnitamiseks kontorisse tulema

Suuremates mitme vastutustasandiga ettevõtetes on enamasti kohustuslik saada kuluarvetele kinnitused enne, kui need maksmisele lähevad. Tüüpiliselt liiguvad need arved paberkujul laualt lauale, kus saavad kas siis allkirja või pitseri. Ohuks on siinjuures see, et arve ununeb kuhugi lauale teiste paberite vahele, läheb üldse oma teekonnal kaotsi või jääb ootama kinnitust kelleltki, keda majas pole.

Sellise protsessi kiirendamiseks on eArvekeskuse keskkonnas olemas kinnitusringi funktsionaalsus. Kõik saabuvad ostuarved (paberarved, PDF-arved, e-arved) registreeritakse eArvekeskuse ostuarvete registris, kust sekretär või finantsosakonna töötaja saab need saata ettevõttesisesele kinnitusringile kinnitamiseks. Kinnitajale saabub teavitus e-mailiga, uuest kinnitamise ootel olevast arvest ning personaalne link millele vajutades näeb arvet PDF-kujul koos eelmiste kinnitajate kommentaaridega ning võimalusega arve koos oma kommentaaridega edasi suunata.

Arvete elektroonne kinnitusring muudab arvete kinnitamise mugavaks ega nõua kontoris viibimist. Finantsosakonnal on pidev ülevaade arvete liikumisest, lähenevatest maksetähtaegadest ning kelle „elektroonilisel lauanurgal“ arve kinnituse ootele on jäänud. Kinnitatud arved jõuavad koos kinnitajate kommentaaridega (või ka nende poolt määratud analüütikaga) otse Microsoft Dynamics NAV-i, kus raamatupidajal on võimalik arve üle kontrollida ning seejärel vastavad kanded sooritada.

Dokumente säilitatakse kogu säilitustähtaja (seitse aastat) ulatuses koos kinnitusringi kommentaaridega eArvekeskuses.

Loe lähemalt e-arvetest
Loe lähemalt elektroonsest kinnitusringist

Vaata ka www.earvekeskus.ee

Erko Tamuri