Ekslemine majandustarkvara soos ehk kuidas ja mida valida? Juurutamise A ja O.

Autor: BCS Itera äri- ja turundusjuht Marek Maido

Ettevõtted kelle jaoks äriprotsessid on konkurentsieelist loovad, jõuavad üsnagi pea arusaamiseni, et oma eeliste säilitamiseks ja efektiivsuse kasvatamiseks on vajalik majandustarkvara. SAP, ORACLE, MICROSOFT Dynamics NAV, AX, CRM, HANSA, Directo, ERPLY millist ja kuidas valida. Tegelikult on nimekiri palju kirjum ja pikem, kuid küsimus jääb samaks.

Olles aastaid pakkunud ja juurutanud majandustarkvara paljudele ettevõtetele võib öelda, et tihti ei omata piisavalt teadmisi, milline näeb välja ühe ERP lahenduse valikuprotsess. Teiseks näeb liigagi tihti lõpuks otsuse tegemisel väga suuri vastuolusid esialgse eesmärgi, ootuste ja valitud lahenduse vahel. Teisisõnu ostetakse lõpuks kas hinda, toredaid inimesi aga mitte lahendust oma väljakutsetele ja eesmärkidele.

Ettevalmistus

Sinu meeskond

Loo kohe ettevõttes vastutav meeskond või unusta kogu projekt. Ilma vastutajateta projekt ei õnnestu või teeb seda tõenäoselt vales suunas. Oleme nii mõnegi ettevõtte puhul näinud, et hädavajalikud otsused jäävad juba valikprotsessis toppama, kuna pole inimest kes juhiks protsesse.

Olulised rollid keda paika panna:

Otsustaja/d – eelarve ja lepingud. Kindlasti on selleks juhatuse liikmed.

Projektijuht – kes koordineerib suhtlust nii majasiseselt ja partneritega. Ei tohi olla ettevõtte juht, sest kogemusest võib öelda, et selleks pole aega. Hea valik pole ka IT-juht, kes ei pruugi teada ettevõtte protsesse ja majandustarkvara projekt pole IT vaid äriarendusprojekt.

Võtmekasutajad – osakonnajuhid (laojuhid, müügijuhid, tootmisjuhid jne), kes kujundavad ja juhivad oma valdkonna arengut ettevõttes ja annavad sisendi tulevasele lahendusele.

Tee selgeks eesmärgid ja pane need kirja

Oluline ei ole lahenduse hind, vaid oodatav ja saadav kasu. Ettevõtted alustavad uue ERP otsinguid peamiselt järgmistel põhjusel – kasvatada või säilitada oma konkurentsivõimet, tulla välja langustrendist. Iga suure eesmärgi saavutamiseks on vajalik sisse viia muudatused protsessides ja tulemustes.

Mida täpsem, seda parem ehk ära sea umbmääraseid eesmärke. Näiteks kasumimarginaali kasv x%, käibetõus x%, suurem klientide ostuprotsent, vabaneda läbi automatiseerimise teatud töökohtadest, konkreetsete töökohtade efektiivsuse kasv x%, vigade ja reklamatsioonide vähenemine x% jne. Palju on tulevase majandustarkvara kasutajaid. Selliselt on võimalik reaalselt anda projektile ROI (tasuvuse aeg) ja TCO (kogu investeeringu kulu).

Kui eesmärgid on selged, siis pane need kirja. Kuna ERP valikud on kirjud, siis see aitab hoida suunda ja teha põhjendatud valikuid ning otsuseid. Lisaks on see oluline sisend partnerile.

Ülesandepüstitus – skoop ehk protsessid, mida lahendus peab katma

Dokument peaks ära kirjeldama, et milliseid protsesse peab tulevane lahendus katma – näiteks finants, ost, ladu, müük, kassa, tootmine, liidesed väliste lahendustega jne. Mida detailsemalt, seda parem.

Iga protsessi pudelikaelad ja ootused tulevasele lahendusele.

Kindlasti tasuks juba varajases staadiumis paluda partneritelt dokumentide (nt. TOP5 aruanded, arved, saatelehed) näidiseid, mille põhjal kodutööd teha.

Valikuprotsess

Lahenduse paindlikkus

„Me oleme tavaline ettevõte, kes ei tee midagi erilist ja erinevat – meile sobib standard lahendus“. See on üks suurtest müütidest, millega paljud kliendid uksest sisse astuvad andmata aru, et nad on kujundanud oma protsesse juba ca kaks aastakümmet ning sellega saavutanud oma turuosa ja konkurentsieelise. Teisisõnu on iga ettevõte rohkem või vähem eriline ja erinev ning vajab mugandusi, mis tagaks tema saavutatud positsiooni ja/või looks konkurentsieelist. Seda ei saavuta tehes asju nii nagu teised.

Mida suurem, rahvusvahelisem on ettevõte seda olulisem on ka lahenduse paindlikus ja avatus kliendikohasteks mugandusteks. Näiteks Dynamics NAV on tuntud just selle eelise poolest, et pakub piiramatult võimalusi teha kliendipõhiseid kohandusi ja automatiseerida maksimaalselt protsesse.

Rahvusvaheline lahendus ja arengupotentsiaal

Tulenevalt majanduslike ja tööjõuressursside suurest erinevusest on kindlasti rahvusvahelistel suurtel lahendustel eelis kaasas käia turutrendide ja muutustega. Näiteks Dynamics NAV on üks eredamaid näiteid, kes tuleb välja iga aasta uue versiooniga ning annab välja uuendusi iga kuu. Hea testküsimus on kasvõi see, et millal viimati uuenes oluliselt lahenduse kasutajaliides.

Kohalike laheduste probleemiks on tihti see, et pidevalt funktsionaalsust täiendades ei suudeta ühel hetkel teha põhimõttelisi tehnoloogilisi uuendusi platvormis ja kasutajaliideses. Näiteks rahvusvahelised lahendused pakuvad juba enamuses ühtset kasutajakogemust (sisse logimist) nii arvutis, veebis (pilves)-, mobiilsetes seadmetes ning kasutaja appe.  Või teine oluline muudatus ja triviaalne lahendus on nn rollipõhine kasutajaliides, kus juhil on oma töölaud, raamatupidamisel oma, müügil oma jne.

Eeldades, et majanduskeskkond on kiires muutumises, tagavad rahvusvahelised lahendused kindluse, et teil on alati kõige kaasaegsematele nõuetele vastav ERP.

Väga oluline on ka see, et rahvusvahelistel lahendustel on laiem partnervõrgustik ja te ei sattu ühe pakkuja-partneri lõksu.

Partneri ja meeskonna kompetents

Reeglina keskenduvad partnerid kindlatele valdkondadele nagu näiteks jaekaubandus, hulgimüük, tootmine, taristu, avalik sektor jne. Kindlasti tasub uurida, kas partneril on teie valdkonna-põhine kompetents ja milline on senine klientide tagasiside.

Teiseks, inimesed kes hakkavad juurutama – milline on senine kogemus nii konkreetses ärivaldkonnas, majandustarkvaraga ja projektides.

Hind

Tihti tulevad kliendid ilma eelnevat kodutööd tegemata ja küsivad hinda. Näiteks Dynamics NAV juurutuse maksumus kõigub sõltuvalt skoobist ja kliendi mugandustest 10000 – 200000 EURini, ning võimatu on anda adekvaatset hinnangut, kui pole eelevat infot. Lisaks pole oluline hind, vaid saadav võit ja kui kiiresti eesmärgid saavutatakse. 10000 EUR võib olla maha visatud raha ja 100 000 investeering, sõltuvalt saavutatud tulemusest.

Aeg

Nagu juba rooma keiser Augustus kunagi ütles: „Kiirusta aeglaselt“. Edu tagab reegel – ära kiirusta ja võta aega, kuid tee otsuseid siiski operatiivselt. Arvesta ka sellega, et koos projekti algusega nihkub ka lõpptähtaeg.

Keskendu seatud eesmärkidele, mitte ajale ehk ära anna järgi ootustes.